Soluciones Creativas

Consejos para ser eficiente a la hora de gestionar tus emails

Consejos para ser eficiente a la hora de gestionar tus emails

¿Cuánto tiempo pasas al día gestionando tu bandeja de entrada y mandando emails?

Seguro que mucho, por eso llama la atención que una herramienta tan usada por tanta gente no reciba la atención que se merece.

¿Te enseñaron a mandar emails de forma eficiente alguna vez en el instituto o la universidad? Abrir y mandar mensajes de correo electrónico está al alcance de cualquiera, como es obvio, pero es igual de evidente que no todo el mundo lo hace de forma adecuada. ¡Nosotros lo comprobamos a diario!

En Grupo Ingenia nos pasamos el día mandando emails por muy diferentes razones. Redactar un email conciso es algo que debería saber hacer cualquier profesional, ya que un email bien escrito facilita mucho el trabajo de quien tiene que leerlo. Estas son las ideas que te proponemos para ahorrar tiempo y trabajo a diario cuando gestiones tu bandeja de entrada:

  1. Menos es más: piensa en el tiempo que dedicará a leer tu email la persona a la que va destinado. Cuanto menos tiempo sea, mejor, así que intenta comunicar tu mensaje con la menor cantidad de palabras posible.
  2. Huye de las ambigüedades: un buen email debe ser lo más claro posible, porque no debe dejar en el aire ninguna cuestión que se pueda interpretar de forma diferente a como quieres que la entienda el destinatario.
  3. Revísalo antes de mandarlo: parece una obviedad, pero no prestar atención a lo que has escrito puede jugarte una mala pasada. Debido a las prisas con las que escribimos a diario, te recomendamos que revises siempre tanto el texto, como el asunto y las personas a las que va dirigidas. Piensa que una horrible falta de ortografía o poner en copia a quien no debes pueden hacerte perder credibilidad, sobre todo frente a clientes y posibles clientes que acabas de conocer. En caso de haberlo mandado y darte cuenta casi al momento de que quieres dar marcha atrás, tienes una opción muy interesante en Gmail para cancelar el envío.
  4. El asunto, lo más claro posible: de ese modo ayudarás al destinatario a saber el tema y prioridad antes incluso de que lo lea. Y mucho cuidado si lo pones todo en mayúsculas, ya que puede ir directamente a la badeja de spam.
  5. Consúltalo solo en ciertos momentos de la jornada: si estás mirando la bandeja de entrada constantemente no podrás concentrarte y, si no te concentras, tu trabajo será peor. Una buena idea es fijar una serie de momentos a lo largo del día, por ejemplo al principio, a la mitad y al final de la jornada, para leer lo importante y contestar aquello que no puede esperar.

 

¿Cómo te gustaría que fueran los emails que recibes cada día? Recuerda, envía correos electrónicos tal y como te gustaría recibirlos a ti 😉

 
Comments

No comments yet.

 

Uso de cookies

Utilizamos cookies propias y de terceros para proporcionar un inicio de sesión seguro, para ayudarnos a optimizar nuestros servicios y su experiencia y así poder ofrecerle contenidos y servicios de su interés mediante el análisis de sus hábitos de navegación. Si continua navegando, consideramos que acepta su uso. Puede cambiar la configuración u obtener más información en nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR

Aviso de cookies